Vuoi eliminare la carta ? Regola n.1: Non produrla!

Può apparire banale, ma ancora oggi imprese, studi, enti, persone producono carta anche quando non è necessario.

Per ottenere un archivio elettronico (o informatico) la prima cosa da fare è evitare, quando possibile, di produrre documenti cartacei.

Quando un documento NON VIENE MODIFICATO MANUALMENTE, si può procedere alla sua conservazione sotto forma di file, avendo l’accortezza di rispettare le norme sulla conservazione dei documenti informatici. Le modalità per generare documenti informatici sono diverse, ne citiamo alcune.

Elaborare uno spool di stampa, significa indirizzare la stampa su file e memorizzarla su un disco. Si otterrà la copia dei caratteri che sarebbero stati spediti alla stampante ed il formato potrebbe essere di diverso tipo (ASCII o PDF o ANSI). Il software di archiviazione interpretata il file, lo inserisce nell’archivio competente e compila i dati di ricerca. Se il formato non è tra quelli riconosciuti validi, lo converte in pdf.

Se il procedimento riguarda documenti fiscalmente o legalmente rilevanti, l’utente deve applicare la firma digitale, il riferimento temporale e con cadenza almeno annuale, deve produrre un supporto sostitutivo.

La produzione di documenti informatici tramite spool di stampa richiede MENO TEMPO rispetto al cartaceo (-75 %), la conservazione ha un costo bassissimo, la consultazione è semplice, immediata, distribuita e comoda.

Ci sono altri documenti informatici come le e-mail, i file di lavoro, quelli tecnici, gli stessi fax, che possono essere conservati elettronicamente senza procedere alla loro stampa.